Conferentiestoelen worden soms ook vergaderstoelen genoemd. Dat is op zich niet vreemd aangezien veel conferentiestoelen uitstekend als vergaderstoel kunnen worden toegepast. Dat betekent echter niet dat elke vergaderstoel ook geschikt is om als conferentiestoel te gebruiken. Dat zit hem over het algemeen niet in het comfort – beide stoelen zijn ontworpen om langere tijd comfortabel op te kunnen zitten – maar vooral in de praktische kenmerken van beide stoelen. Vergaderstoelen staan over het algemeen altijd op dezelfde plek, aan een tafel, in een ruimte. Het eenvoudig kunnen verplaatsen, stapelen en efficiënt opbergen zijn daarom meestal geen vereisten. Bij conferentiestoelen ligt dit anders. Vaak heeft de toepassing een meer incidenteel karakter en is het benodigd aantal stoelen en de opstelling ervan per gelegenheid verschillend.